テレワークでの郵便物をどう対応したらいいのかお悩みの方！
他にもいろいろとテレワークの準備で忙しいので今スグに解決したいですよね。
初めてのことでどうしたらいいのかわかりませんよね。
そこで、当ページでは、テレワークの郵便物の対応について、テレワークを実際に実践している会社や企業ではどのように取り組んでいるのか調査いたしましたので、その結果をご紹介いたします。
当ページ情報が「テレワークの郵便物をどうする？」とお悩みの方の参考となりましたら幸いです。
テレワークでの郵便物の対応にはどんな方法があるのか？
テレワークでの郵便物の対応を考える上で必要な２つの場面とは何か？
それでは、あなたがお悩みのテレワークでの郵便物の対応には、どんな方法があるでのしょうか？
調査したところ方法としては、郵便物の「受け取り」と「発送」の二つの場面がありますので、分けてみていきたいと思います。
さらに、「受け取り」と「発送」で、それぞれ「自社」で行う場合と「他社」（郵便物受け取りをおこなう専門業者）に外注して行う場合がありますので、これも分けてみていきたいと思います。
テレワークでの郵便物の受け取る２つの方法とは何か？
自社で受け取る方法とは何か？
１つ目のケースは自社で受け取り！
まず最初は、郵便物の受取方法ですが、調査した結果、一つ目は、当然ながら、郵便物の受け取りを自社でおこなうケースがみられました。
自社で受け取る理由とは何か？
これはおそらく、外注するよりも自社で郵便物を受け取った方が費用（コスト）の面で都合が良いことが考えられます。
自社での郵便物受取方法とは何か？
具体的な対応方法としては、例えば、デジタルのテレワークでは対応できない、アナログの作業である郵便物の受け取りをはじめ宅配便やFAX の受け取りなどを当番制でローテーションを組んで出社し対応をおこなっている会社や企業が多くありました。
なかには、当番制でも、オフィスの近くに住む社員や用事のある社員を中心に出社し対応をおこなっている会社や企業もみられました。
また、テレワーク実施中に、郵便物の対応などで出社した社員に不公平とならないように、出社した社員に対して出社手当を支払う会社や企業もありました。
そして、当番制などで出社した社員は、郵便物を各課に仕分けるなどの対応を行っていました。
この後、仕分けられた郵便物は、定期的に各課の担当や個人が取りに来ることとなります。
以上、郵便物の受け取りを自社で行う方法をみてきましたが、こんなに手間がかかるなら郵便物受け取りをおこなう専門業者（他社）に外注すればいいとお思いの方もいるでしょう。
しかし、郵便物には他社に知られたくない企業秘密の情報もありますので、信頼性のある専門業者をみつけることができるのならそれでいいのですが、実際はなかなかそう簡単にはいかないと思います。
以上のとおり、郵便物の受取方法の一つ目は、まずは、当然ながら、郵便物の受け取りを自社でおこなうケースでした。
他社で受け取る方法とは何か？
２つ目のケースは他社へ外注！
郵便物の受け取り方法を調査した結果の二つ目としては、郵便物の受け取りを「他社」（郵便物受取専門業者）に外注しておこなうケースがみられました。
他社に外注する理由とは何か？
これはおそらく、自社で行うよりも外注した方がコストが安くさらに手間がかからないためだと考えられます。
他社での２つの郵便物受取方法とは何か？
具体的な方法としては、アナログとデジタルの二つの外注形態が見られました。
アナログでの受け取り方法とは何か？
一つ目のアナログの外注形態としては、従来からある私設私書箱（民間私書箱）の利用がみられました。
私設私書箱とは、利用条件が高い郵便局の私書箱とは異なり、料金さえ払えば利用できる民間企業が運営する私書箱です。
私設私書箱では、郵便物の受け取りや指定先への転送などを行います。
デジタルでの受け取り方法とは何か？
二つ目のデジタルの外注形態としては、ＩＴ技術の進展によりクラウドサービスが相次いでサービスの開始がみられました。
クラウドサービスとは、受け取った郵便物をスキャンし、サーバ上に保存するもので、原本は後日、各担当者宅など指定の場所へ発送されるものです。
以上のように、郵便物の受け取りを「他社」（郵便物受取専門業者）に外注してでおこなうケースをみてきましたが、上記で述べたとおり、郵便物には企業秘密の情報もあるので他社に外注するのは簡単にはいかないとお思いの方もいると思います。
しかし、上記の専門業者の中には、封書を開封する前に一度差出人をスキャンしサーバーにアップロードし、そこから開封か否を選択できるサービスもあるので、企業秘密の情報の漏洩を未然に防ぐ可能性が高い専門業者もあるので安心です。
以上のとおり、郵便物の受け取り方法の二つ目は、郵便物の受け取りを他社（郵便物受取専門業者）でおこなうケースでした。
テレワークで郵便物を発送する２つの方法とは何か？
自社で発送をする方法とは何か？
上記では、郵便物の受け取り方法をみてきましたが、今度は反対の郵便物の発送方法です。
調査した結果、一つ目は、当然ながら、郵便物を自社でおこなうケースがみられました。
これはおそらく、外注するよりも自社で郵便物を発送した方が費用の面で都合が良いことが考えられます。
具体的には、当然ながら、各自テレワークをおこなっている自宅から近所にあるポストなどを通じて郵便物を発送していました。
中には、早く確実に届けたい書類などは追跡機能があるレターパックを有効利用している会社や企業がありました。
以上、郵便物の発送を自社で行う方法をみてきましたが、今どき郵送よりもメールで送れば済むことでは？、とお思いの方もいるでしょう。
しかし、請求書、見積書、納品書発注書などはまだまだ紙ベースでの受け取りを希望する会社や企業が多いのもまた事実です。
したがって、一つ目は、郵便物を自社でおこなうケースでした。
他社で発送する方法とは何か？
郵便物の発送を調査した結果の二つ目としては、郵便物の発送を「他社」（日本郵便/郵便局/ＪＰ）に外注しておこなうケースがみられました。
これはおそらく、自社で行うよりも外注した方が費用（コスト）が安くさらに手間がかからないためだと考えられます。
具体的には、日本郵便（郵便局/ＪＰ）の「Ｗｅｂレター」を有効利用している会社や企業がありました。
日本郵便の「Ｗｅｂレター」とは、郵送物をＰＤＦやｗｏｒｄのファイルのデーターとして日本郵便の専用サイトを通じてアップロードし、差出人と宛先を入力するだけで日本郵便が印刷、封筒詰め、発送をおこない最短で翌日に配達をおこなうサービスです。
以上、郵便物の発送を自社で行う方法をみてきましたが、郵送物をわざわざ郵便局のサイトを通じて送るのはコストがかかるのでは？、とお思いの方がいるかも知れません。
しかし、日本郵便の「Ｗｅｂレター」は、１通わずか９９円から理由可能となっています。
大量の封筒詰めや切手貼りがある場合や、ポストまでが遠い場合を考えれば、お得かも知れません。
したがって、郵便物の発送を調査した結果の二つ目は、郵便物の発送を「他社」（日本郵便/郵便局/ＪＰ）に外注しておこなうケースでした。
まとめ
以上、テレワークでの郵便物の取り扱い方法について調査した結果を「受け取り」と「発送」の二つの場面に分けてご紹介いたしました
今回ご紹介した内容をまとめますと下記となります。
（１）郵便物の受取
- 自社：当番制
- 他社：私設私書箱、クラウドサービス
（２）郵便物の発送
- 自社：社員各自
- 他社：Ｗｅｂレター
当ページ情報が「テレワークの郵便物をどうする？」とお悩みの方の参考となりましたら幸いです。
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